Để bắt đầu chủ đề dễ ẹc này, chúng ta cần nắm 2 khái niệm cơ bản mà mơ hồ sau để hiểm rõ sự khác nhau của 4 chữ Quy trìnhQuá trình

Khái niệm quy trình được hiểu là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Quá trình là tập hợp các nhiệm vụ, các bước hoặc các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả cuối cùng, kết quả đó có thể là một hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của cuộc sống. Hoặc có thể hiểu đơn giản quá trình là việc sử dụng những nguyên cái đầu vào và biến nó thành những thành quả đầu ra mà người thực hiện quá trình mong muốn.

Ví dụ của quá trình: Một nhà máy sản xuất nước giải khát, những nguyên liệu đầu vào mà họ có được ví dụ như nước, đường, hương liệu… sẽ được cho vào nhà máy. Thiết bị và nhân viên lấy đầu vào và chế biến chúng. Kết quả cuối cùng là nhưng chai nước giải khát được sản xuất đóng chai đưa đến những cửa hàng bán lẽ và từ đó đến tay người tiêu dùng.

Sự khác nhau giữa quá trình và quy trình

Quá trình (Process)Quy trình (Procedure)
Tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Quá trình thể hiện bằng hành động.

Quá trình là đối tượng của quản lý.

Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.

Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.

Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.

Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.
Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.

Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.

Quy trình là công cụ của quản lý.

Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.

Có tính bó buộc tuân thủ.

Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.

Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

BPM hay với tên tiếng Việt là “Quản lý quy trình nghiệp vụ” là một khái niệm liên quan đến bất kì sự kết hợp nào của mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, mở rộng hệ thống, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài phạm vi doanh nghiệp.

BPM có thể hiểu nôm na như là chúng ta đang tác động, cải thiện một quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối bằng cách phân tích nó, mô hình hóa cách thức hoạt động trong các kịch bản khác nhau có thể xảy ra đồng thời thực hiện các cải tiến, giám sát quá trình cải tiến ấy để liên tục tối ưu hóa nó. Kết quả là ta thu được một quy trình chất lượng hơn trước.

Business Process (quy trình nghiệp vụ), là một hoạt động hoặc một tập hợp các hoạt động để hoàn thành một mục tiêu nào đó của tổ chức.

Ví dụ: Quy trình tuyển dụng có các bước như sau

Bước 1: Tạo yêu cầu tuyển dụng nhân viên

Bước 2: Thu thập thông tin ứng viên

Bước 3: Trao đổi với ứng viên, nếu phù hợp và ứng viên chấp nhận phỏng vấn thì đi tiếp Bước 4, nếu không thì quay lại bước 2.

Bước 4: Phỏng vấn ứng viên.

Bước 5: Đánh giá kết quả. Nếu ứng viên đạt chỉ tiêu thì đến bước 6. Nếu ứng viên không đạt thì gửi mail cảm ơn và quay lại bước 2

Bước 6: Kiểm tra ngân sách cho vị trí mà ứng viên ứng tuyển. Nếu trong ngân sách thì chuyển đến bước 7. Nếu ngoài ngân sách thì cần Giám đốc bộ phận phê duyệt, nếu giám đốc đồng ý phê duyệt thì đến bước 7, còn không đồng ý là gửi mail cảm ơn với lý do chưa phù hợp.

Bước 7: Thông báo kết quả trúng tuyển

Đối với 1 developer chân chính và đi làm vì đam mê như chúng ta, thì câu hỏi đặt ra là: Làm sao để số hóa quy trình này lên 1 ứng dụng, để giúp đỡ các công ty chuyển đổi số, cũng như hạn chế sử dụng giấy nhằm bảo vệ môi trường. Okay, chúng ta sẽ thử làm việc đó trong bài sau vậy. Okeela :v

Nhớ ghi nguồn https://susudev.com khi đăng tải lại bài viết này